Gdy ubezpieczyciel prosi przedsiębiorcę o zestawienie finansowe, pierwszym krokiem nie powinno być wysłanie przypadkowego raportu z firmowego folderu. Dokument musi odpowiadać na konkretne pytanie odbiorcy. Warto najpierw ustalić zakres prośby, a dopiero potem zlecić przygotowanie materiału osobie obsługującej księgowość.
Zachowaj treść prośby
Przekaż biuru oryginalną informację od odbiorcy: jaki materiał jest potrzebny, za jaki okres i w jakiej formie. Jeżeli wymaganie brzmi ogólnie, poproś o doprecyzowanie. Nazwy używane w rozmowie telefonicznej nie zawsze oznaczają ten sam zestaw danych dla obu stron.
W opisanym zakresie usług Meritum znajdują się sprawozdania finansowe przygotowywane między innymi dla ubezpieczycieli. Nie oznacza to jednak, że każdy raport jest odpowiedni dla każdego postępowania. Rodzaj opracowania i możliwość jego wykonania trzeba potwierdzić w odniesieniu do otrzymanej prośby.
Ustal okres i odbiorcę opracowania
Różnica między okresem miesięcznym, rocznym i wskazanym przedziałem dat może zmienić zakres przygotowania. Przydatne jest zapisanie daty, na którą dane mają przedstawiać sytuację firmy. Oddziel dokumenty źródłowe od gotowego zestawienia i nie zmieniaj samodzielnie podpisów lub nazw części otrzymanego opracowania.
- Zapytaj, czy odbiorca ma własny formularz.
- Przekaż informację o wymaganym sposobie dostarczenia.
- Wyjaśnij, kto odpowie na dodatkowe pytania o zakres danych.
Nie dopisuj wniosków o ochronie ubezpieczeniowej
Opracowanie finansowe nie jest samo w sobie potwierdzeniem ochrony, decyzją o wypłacie ani interpretacją polisy. W korespondencji warto zachować tę różnicę. Jeżeli pojawia się pytanie dotyczące umowy ubezpieczenia, należy skierować je do właściwego odbiorcy, a nie oczekiwać odpowiedzi od autora zestawienia księgowego.
Przed zamówieniem materiału można przez kontakt z Meritum ustalić, jakie informacje biuro potrzebuje do oceny zlecenia. Szerszy profil działalności opisuje strona biura rachunkowego. Ten poradnik dotyczy organizacji zapytania, nie zasad ubezpieczenia ani wymogów konkretnej instytucji.