Faktura za obsługę BHP pokazuje zakup, lecz nie opisuje całego przebiegu współpracy. Jeżeli firma chce później odnaleźć ustalenia, warto zachować również zakres, datę przekazania materiałów i informację, czego dotyczyła aktualizacja. Dokumentacja organizacyjna nie powinna składać się wyłącznie z dowodu płatności.
Powiąż dokument z zadaniem
Przy notatce lub opracowaniu zapisz nazwę projektu, wersję i miejsce, którego dotyczy. W ofercie BHP Project dotyczącej dokumentacji i doradztwa wymieniono kilka rodzajów działań. Zachowaj rzeczywisty zamówiony zakres, nie całą listę usług z witryny jako opis swojej współpracy.
Oddziel obszary w archiwum
Przeglądy i instrukcje przeciwpożarowe nie są tym samym co uczestnictwo w szkoleniu. Zakres usług PPOŻ warto zestawić z konkretnym zamówieniem, a otrzymane materiały oznaczyć osobno. Nie przypisuj im samodzielnie znaczenia dla polisy albo odpowiedzialności firmy. Takie pytania wymagają oceny właściwego odbiorcy.
Zostaw ślad pytań otwartych
Jeśli potrzebne są dodatkowe informacje o obiekcie, zachowaj listę i osobę odpowiedzialną za odpowiedź. Centrum Szkoleniowe BHP Project prezentuje kilka obszarów działalności, dlatego jedno ogólne potwierdzenie nie powinno zacierać granic między nimi.
Pomocne jest podobne rozdzielenie dokumentów kursu pierwszej pomocy i polisy. Celem archiwum jest możliwość odnalezienia faktycznych ustaleń. Nie jest nim tworzenie własnej opinii o skutkach prawnych dokumentu.