Firma usługowa wystawia wiele podobnych faktur, ale płatności przychodzą w różnych terminach. Bez miesięcznego przeglądu łatwo pomylić opóźnienie z dokumentem, który nie został klientowi wysłany. Warto wyznaczyć jeden dzień na porównanie umów, wykonanych usług i salda należności.
Zacznij od wykonania usługi
Sprawdź, które zlecenia zostały potwierdzone i czy dokument sprzedaży odpowiada aktualnemu zakresowi. Gdy klient zgłaszał zmianę, dołącz właściwą korespondencję. Nie opieraj się tylko na liście wystawionych faktur. Biuro w Radomsku opisuje monitoring płatności i uzgadnianie kont rozrachunkowych.
Rozróżnij brak wpłaty i spór
Przy zaległej płatności sprawdź, czy klient otrzymał dokument i czy nie zgłosił zastrzeżeń. Wewnętrzna tabela powinna pokazywać datę kontaktu oraz następny krok. Biuro wskazuje w pozostałych usługach przygotowywanie wezwań do zapłaty i kalkulację kosztów, ale formalne działania trzeba dobrać do konkretnej sytuacji.
Przekazuj komplet danych
Na koniec miesiąca przygotuj dokumenty sprzedaży, potwierdzenia wpłat i listę wyjątków. Jeśli część klientów płaci za kilka usług naraz, zaznacz sposób przypisania. Taki materiał ułatwia rozmowę z biurem rachunkowym Iwony Krawczyk i pomaga uniknąć decyzji podejmowanych na podstawie niepełnego zestawienia.